Kotisivuasiakkaani Hotel Royal Ruka halusi varmistaa, että ravintolatoiminta voi jatkua mahdollisista COVID-19 rajoituksista huolimatta, joten selvitimme alkutalvesta millaisia takeaway-tilausjärjestelmiä olisi käytettävissä. Tavoite oli luonnollisesti löytää järjestelmä joka ei vaatisi kalliita investointeja ja olisi helppokäyttöinen niin ravintolalle kuin asiakkaallekin. Hotellin sivut on toteutettu Joomlalla, joten selvitin onko alustan osalta olemassa jo valmiita ratkaisuja, ettei tarvittaisi erillistä tilaussivustoa vaan tilaustoiminto saataisiin toimimaan suoraan omilla sivuilla.
Selvitystyön tulos oli, että tällainen tilausjärjestelmä tosiaan on jo olemassa ja se on nopeasti käyttöönotettavissa. Ravintolan osalta järjestelmä mahdollistaa hyvin monipuolisesti erilaiset asetukset, joilla tilattavuutta ja myös tuotteita voi hallita. Asiakkaat taas voivat tehdä tilaukset kätevästi kotisivuilta yhdestä näkymästä ja kun tilaus maksetaan se välittyy ravintolalle ja keittiölle tiedoksi. Keittiö voi käyttää "tilausnäkymää", jossa tilaukset siirtyvät työjonoon toimitusajan mukaisesti ja tilauksen tilaa voidaan vaihtaa sen valmistumisen edetessä. Asiakkaiden ei tarvitse ladata mitään mobiilisovellusta pystyäkseen tilaamaan annoksia, vaan kaikki tapahtuu kätevästi tietokoneen tai mobiililaitteiden nettiselaimella ja omilta kotisivuilta.
Royal Rukalle järjestelmä VIK Restaurants otettiin käyttöön nyt maaliskuussa 2021 kun pandemiatilanne vaati jälleen ravintoloiden siirtymään "ulosmyyntiin".
Järjestelmässä on monipuoliset mahdollisuudet muokata se toimimaan erilaisten ravintoloiden tarpeisiin ja se on käytännössä mahdollista ottaa käyttöön muutamassa päivässä, mikäli yrityksen kotisivu on jo Joomlalla toteutettu.
Aukioloajat
Työvuorot, joille voidaan liittää halutut ruokalistat. Ruokalista voi siis muuttua päivän tai kellonajan mukaisesti. Järjestelmässä myös "paniikkinappula", eli painike joka sulkee mahdollisuuden tilata kuluvalle päivälle. Samasta painikkeesta voi jälleen avata tilauksien vastaanoton samaiselle päivälle.
Mahdollisuus määritellä ennakkoon päivät kun ravintola on kiinni.
Nouto - ja toimitusajat
Mahdollisuus määritellä noutoajat esim. 15, 30 ja 60 minuutin portaisiin. Lisäksi voidaan määritellä kuinka paljon aikaisemmin tai koska viimeistään tilaus on tehtävä ennen haluttua noutoaikaa. Järjestelmässä myös mahdollisuus määritellä onko tilaus mahdollista perua ja milloin se on viimeistään tehtävä.
Tilausten ja annosten määrät
Mahdollisuus määritellä kuinka monta tilausta ja/tai annosta voidaan tilata per noutoaika. Järjestelmä antaa mahdollisuus myös käyttää halutessa valmistusslotteja edellisestä noutoajasta, mikäli se ei ole vielä täynnä.
Ruokalistat
Mahdollisuus luokitella tuotteet erillisille ruokalistoille. Ruokalistat liitetään tyyövuoroille, eli tarjonta voi tarvittaessa muuttua eri päivinä tai kellonaikoina. Listatasoisesti voidaan käyttää myös "ei valmistettavia annoksia", eli tuotteita jotka eivät vaadi valmistelua ja eivätkä syö keittiön kapasiteettia, tällaisia ovat esim. juomat tai jotkin lisukkeet. Järjestelmästä löytyy myös tuki eri alv-kannoille.
Annokset
Yhdestä annoksesta voi olla erilaisia versioita, jotka voidaan hinnoitella myös erikseen. Annosversio voi olla esim. hampurilainen ja samainen annos gluteenittomana.
Täytteet
Annokseen voidaan liittää erilaisia täytteitä. Täyte voi olla pakollinen valinta tai vapaaehtoinen ja valittavien täytteiden määrää voidaan myös säätää. Myös täytteet voidaan hinnoitella, jolloin ne vaikuttavat annoksen hintaan.
Kotiinkuljetus
Järjestelmä tukee myös kotiinkuljetuksia, eli järjestelmässä voidaan määritellä vaikka suoraan karttaan piirtämällä toimitusalueet ja erilaiset kustannukset eri alueille. Tilaaja saa tilatessaan tietää onko kuljetus hänen osoitteeseen yleensä mahdollista ja paljonko sen kustannukset ovat.
Tarjoukset ja kampanjat
Mahdollisuus luoda erilaisia kampanjoita tai alennuksia. Alennukset voivat olla esim. tilausmäärään tai tuotteeseen liittyviä. Esim. Kun tilaa kaksi annosta saa juoman ilmaiseksi.
Maksutavat
Järjestelmässä on käytössä ilmaiseksi useita maksutapoja, kuten nouto maksettaessa, offline-luottokortti ja PayPal. Lisämaksusta käyttöön saa myös muita maksunvälittäjiä, esim. Stripe, Nets ja Klarna. Ennakkomaksulla varmistetaan sitovat tilaukset ja vähennetään ilkivaltaisia tilauksia ja hävikkiä. Ei maksutavoille voidaan myös määritellä halutessa omat lisäkustannukset ja mini tilauksen arvo, jotta maksutapaa voi käyttää.
Pöytävaraukset
Järjestelmästä löytyy myös pöytävarauksien hallinta, jolloin asiakkaat voivat varata pöydän verkkosivuilta suoraan. Käytössä voi olla useita eri tiloja ja niille omat pöytäkartat. Ruoka-annokset voidaan määritellä myös ravintolalle, jolloin paikalle saapuvat asiakkaat voivat tilata haluamansa annokset ennakkoon tai paikan päällä ollessaan vaikka omalla puhelimellaan.
Käyttäjätili
Järjestelmässä on mahdollisuus käyttää myös Joomlan käyttäjätilitoimintoja. Kirjautunut asiakas voi tällöin nähdä kirjautumalla tilauksen tilan ja aiemmat tilaukset. Rekisteröitymismahdollisuus voidaan ottaa käyttöön pakollisena, vapaaehtoisena tai poistaa kokonaan käytöstä.
Monikielisyys
Järjestelmä toimii myös monikielisenä, eli tuotekuvaukset voi määritellä niillä kielillä joilla asiakkaita halutaan sivustolla palvella. Järjestelmä on käännetty kokonaan suomeksi, joten sen julkisen sivuston toiminnot kuin hallintakin onnistuu suomeksi. Ruotsiksi järjestelmästä on käännetty toistaiseksi vain pieni osa, mutta käytännössä järjestelmän toimittajan sivustolla järjestelmälle voi tehdä käännöstekstit kätevällä työkalulla kuka vain ja kääntää esim. vain asiakkaalle näkyvät osiot.
Edullinen lisenssi
Käytännössä VIK Restaurant -lisäosan saa haluamansa maksulisäosan kanssa alle 200 euron lisenssimaksulla. Lisenssi sisältää vuoden ajan tulevat päivitykset, mutta järjestelmä jää käyttöön myös vuoden jälkeen, eli mikäli se toimii eikä tarvitse mahdollisia uusia ominaisuuksia niin lisenssiä ei tarvitse uusia. Lisenssin voi ostaa suoraan minulta.
Lisäosan on saatavissa myös WordPressille, mutta itse toteutan vain Joomla-toteutukset.
Käy tutustumassa Hotel Royal Rukan noutoruoka -tarjontaan ja tilausjärjestelmän toimintaan.